Создание запроса из фильтра
Еще одним способом создания запроса является сохранение фильтра в виде запроса. Выше мы говорили, что фильтр используется при просмотре таблицы для отбора нужных записей. Если вы создали достаточно сложный фильтр в- окне Фильтр (Filter by Form) и знаете, что его придется использовать и в дальнейшем, можно сохранить его в базе данных в виде запроса. Для этого достаточно нажать кнопку Сохранить как запрос (Save as query) на панели инструментов при открытом окне Фильтр (Filter by Form).
- Откройте в режиме Таблицы таблицу "Клиенты" (Customers).
- Нажмите кнопку Изменить фильтр (Filter by form) на панели инструментов. Появится окно, в котором можно задать фильтр.
- Выберите из списка в поле Должность (ContactTitle) значение Менеджер по продажам (Sales Manager).
- Проверьте, как работает фильтр, нажав кнопку Применение фильтра (Apply filter) на панели инструментов. Убедившись, что фильтр работает правильно, вы можете сохранить его для дальнейшего использования.
- Нажмите кнопку Изменить фильтр (Filter by form) на панели инструментов еще раз, чтобы вернуться в окно определения фильтра.
- Нажмите кнопку Сохранить как запрос (File, Save As Query) на панели инструментов или выполните команду Файл, Сохранить как запрос (File, Save As Query). Появится диалоговое окно (рис. 4.34), в котором необходимо указать имя запроса: Менеджеры по продажам и нажать кнопку ОК.
- Снимите фильтр, нажав кнопку Удалить фильтр (Remove Filter).
Рис. 4.34. Сохранение фильтра в виде запроса
Сохраненный фильтр может быть легко использован в дальнейшем, приием двумя способами.
- Можно, снова открыв таблицу "Клиенты" (Customers), установить сохраненный фильтр. Для этого нужно сначала открыть окно определения фильтра, нажав кнопку Изменить фильтр (Filter by form). Затем нажать кнопку Загрузить из запроса (Load from Query) на панели инструментов или выполнить команду Файл, Загрузить из запроса (File, Load from Query). При этом появится диалоговое окно Применяемый фильтр (Applicable Filter) (рис. 4.35), в котором требуется выделить в списке необходимый фильтр и нажать кнопку ОК или просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию фильтра. Чтобы применить фильтр, нужно нажать кнопку Применение фильтра (Apply filter) на панели инструментов.
Рис. 4.35. Диалоговое окно Применяемый фильтр
Замечание
Обратите внимание, что в списке фильтров не присутствуют другие запросы, а присутствует только фильтр, сохраненный как запрос.
- Выполнить запрос "Менеджеры по продажам". Для этого нужно раскрыть список запросов в окне базы данных, найти запрос "Менеджеры по продажам" и открыть его в режиме Таблицы, нажав кнопку Открыть (Open). Вы получите тот же результат, что и в первом случае, когда применяется фильтр к открытой таблице. Когда запрос открыт в режиме Таблицы или применен фильтр к таблице, нажмите кнопку Вид, Конструктор (View, Design view) на панели инструментов. Появится окно Конструктора запроса, в котором отображается запрос, соответствующий фильтру (рис. 4.36).
Обратите внимание, что хотя в режиме Таблицы запрос отображал все столбцы исходной таблицы, в бланке запроса указан только один столбец "Должность" (ContactTitle), который содержит условие отбора, и тот не включен в результат запроса. Чтобы понять, почему так происходит, откройте запрос в режиме SQL. Для этого нужно нажать кнопку Вид, Режим SQL (View, SQL View). Появится диалоговое окно, содержащее инструкцию языка SQL, которая и обрабатывается при выполнении запроса (рис. 4.37). Эта инструкция имеет вид:
SELECT * FROM Клиенты WHERE (((Клиенты.Должность)= "Менеджер по продажам"));
Значок * означает, что выбираются все поля из таблицы "Клиенты".
Рис. 4.36. Запрос "Менеджеры по продажам" в режиме Конструктора
Рис. 4.37. Запрос "Менеджеры по продажам" в режиме SQL
В виде запроса можно также сохранить так называемый расширенный фильтр. Расширенный фильтр используется в том случае, если требуется задать сложные критерии отбора и сортировки записей. Чтобы создать расширенный фильтр для открытой таблицы, необходимо выполнить команду Записи, Фильтр, Расширенный фильтр (Records, Filter, Advanced Filter/Sort). При этом появляется окно расширенного фильтра, которое очень напоминает окно Конструктора запроса. На рис. 4.38 представлено окно расширенного фильтра для таблицы "Заказы" (Orders). Чтобы создать такой фильтр, мы выполнили следующие действия:
- Открыли в режиме Таблицы таблицу "Заказы" (Orders).
- Выделили в поле Сотрудник значение "Воронова, Дарья" и нажали кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов, отфильтровав таким образом заказы, обработанные конкретным сотрудником.
- Выполнили команду Записи, Фильтр, Расширенный фильтр (Records, Filter, Advanced Filter/Sort).
- Перенесли в бланк фильтра два поля: ДатаРазмещения (OrderedDate) и НазваниеПолучателя (ShipName).
- Для поля ДатаРазмещения (OrderedDate) указали критерий выборки Between #01.03.98# And 131.06. 981, означающий, что отбираться будут только заказы, поступившие во втором квартале 1998 года.
- Определили порядок сортировки записей таким образом, что сначала будут сортироваться заказы по дате размещения, а в пределах одной даты — по наименованиям клиентов (в алфавитном порядке).
Рис. 4.38. Окно расширенного фильтра
Окно расширенного фильтра действительно очень похоже на окно Конструктора запросов, однако панель инструментов очень сильно отличается от панели инструментов Конструктора запросов. Например, нельзя добавить еще одну таблицу (расширенный фильтр строится только для одной таблицы — в данном примере вторая таблица отображает поле подстановки) или выполнить группировку записей. На панели инструментов есть только две важные кнопки: Применение фильтра (Apply filter) и Сохранить как запрос (Save as query). В бланке фильтра отсутствует строка, содержащая флажки включения поля в запрос. Это означает, что фильтр не влияет на состав столбцов в результирующей таблице — всегда отображаются все столбцы, фильтруются только записи. Однако критерии отбора записей могут быть установлены сколь угодно сложные. Задаются они по тем же правилам, что и в запросах.