Каталог наиболее частых ответов
Очень часто мы сталкиваемся с проблемой составления и отправки одинаковых писем разным получателям. Если вы работаете в какой-либо службе поддержки, то не могли не заметить того, что вы пишете примерно одно и то же всем клиентам с разной периодичностью.
Для решения этой проблемы и уменьшения времени на рутинную работу вы можете с легкостью использовать плагин Potolook. Для этого вам нужно завести специальную папку Outlook, где будут хранится наиболее частые ответы, а при выполнении шаблона (во время фактического ответа на письмо) вы можете выбрать заранее подготовленный ответ и вставить его в письмо двумя кликами мышки.
При наличии сервера Microsoft Exchange Server папки с каталогами наиболее частых ответов могут использовать все пользователи вашей сети. Это очень удобно - все ответы будут лежать в одном единственном экземпляре и изменяться централизовано. Если в вашей компании большое количество менеджеров общаются с клиентами посредством электронной почты, то это решение для вас!
Для работы необходима версия плагина Potolook 5.0 или выше.
Для ведения каталога наиболее частых ответов будем использовать всю богатую функциональность Microsoft Outlook. Итак создайте новую папку Microsoft Outlook с именем "Наиболее частые ответы". Эта папка может хранится как локально, так и в общем доступе на Microsoft Exchange Server. Далее создайте несколько вложенных папок - это будут категории ответов, чтобы было легче найти нужный. Примерный вид того, что получилось можно посмотреть на рисунке.
Рисунок 1. Создание папки наиболее частых ответов.
Теперь в каждой папке нужно создать шаблоны стандартных ответов. Для этого встаньте на папку, например "Наиболее частые ответы" и нажмите кнопку "Создать/Записка в папке". В поле темы введите краткое описание шаблона ответа - этот текст будет показываться непосредственно при выборе нужного шаблона. В теле письма введите полный текст. Формат текста может быть как HTML, так и простой текст. Простой пример шаблона приведен на рисунке.
Рисунок 2. Шаблон ответа.
Вы можете добавлять сколько угодно шаблонов в любые вложенные папки. Количество папок и уровень их вложенности также не ограничены. В случае, если у шаблона будет вложение, оно также попадет в результирующее письмо. Это особенно удобно в случае отправки договоров по электронной почте, дополнительных изображений и тп.
Наряду с записками в папках можно помещать письма - это дает дополнительные возможности использования полей копии. В случае выбора такого шаблона все получатели из поля копии шаблона будут скопированы в результирующее письмо. Есть несколько способов создания письма в папке, вот один из них:
- Создайте новое письмо любым способом и сохраните его в черновиках;
- Зайдите в папку Черновики и перетащите мышкой письмо в нужную папку.
Для использования каталога ответов достаточно в шаблоне указать в качестве параметра путь к папке каталога как показано на рисунке:
Рисунок 3. Указание папки с каталогом шаблонов ответа.
Вы можете указать несколько папок. Вторую и последующие папки набирайте вручную через символ ";" (точка с запятой).
Теперь при ответе на письма будет предложен выбор ответов как показано на следующем рисунке:
Рисунок 4. Выбор из каталога наиболее частых ответов.
Ручная настройка шаблона Potolook
Если вы используете не стандартный шаблон, то для использования каталога ответов можно воспользоваться специальной командой. Для этого вызовите на редактирование шаблон Potolook, нажав F11 в нужной папке, перейдите в секцию Ответ и в нужное место добавьте следующий команду:
<% GetText("Inboxer/Входящие/Наиболее частые ответы", olFormatHTML, nm); %> ,где - Inboxer/Входящие/Наиболее частые ответы - путь до папки в шаблонами ответов;
- olFormatHTML - указание формата шаблонов, в данном случае HTML. Можно указать olFormatPlain - тогда тексты всех шаблонов будут приводится сначала к формату простого текста, а потом уже вставляться в результирующее письмо.
При выполнении шаблона будет выведено диалоговое окно для выбора нужного стандартного ответа (или нескольких ответов). Результат будет помещен в соответствии с местом шаблона Potolook, где указана команда. В одном шаблоне можно указывать несколько команд в разным местах.
Для объединения каталогов ответов в качестве первого параметра можно использовать список папок, разделите их точкой с запятой - ";".