Панели Список папок и Outlook
Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).
Панель Список папок
Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).
Пример 7.1. Отображение списка папок
- Вид > Список папок
- {Панель инструментов Дополнительно} Список папок
При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).
Рис. 7.3. Панель Список папок
Совет
Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts).
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Новая папка
Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.
Пример 7.2. Создание новой папки
> Файл > Папка > Создать папку... (или <Ctrl>+<Shift>+<E>)
Имя папки := Личные
Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)
Поместить папку в: Контакты
ОК
{Аналогично создание папки Служебные}
Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка
Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.
Замечание
Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.
После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.
Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?
Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные
Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.
Совет
Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).
Перенос информации между папками
Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:
- командный метод;
- метод ручной манипуляции элементом.
Командный метод
Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.
Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.
Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.
Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.
Пример 7.3. Перемещение элементов между папками
{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова
> Правка > Переместить в папку ... (рис. 7.7)
Переместить выделенные элементы в папку Служебные
ОК
Замечание
Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").
Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.
Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов
Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office
Пример 7.4. Копирование элементов
> Правка > Буфер обмена Office...
{В папке Контакты} Kondukova
>Правка > Копировать или <Ctrl>+<C>
{В папке Служебные в буфере обмена}
Кондукова Вставить (рис. 7.8)
Метод ручной манипуляции
Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.
Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).
Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу <Shift> произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.
Замечание
При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.
Работа с папками
Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook
В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.
| Команда | Описание |
| Открыть (Open) | Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации |
| Открыть в новом окне (Open in new window) | Открывает папку для просмотра в новом окне |
| Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder) | Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server |
| Расширенный поиск файлов (Advanced Find) | Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook") |
| Переместить (Move) | Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную |
| Копировать (Copy) | Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную |
| Удалить папку (Delete) | Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить |
| Переименовать папку (Rename) | Изменяет имя папки |
| Создать папку (New Folder) | Создает новую папку |
| Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar) | Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook |
| Пометить все как прочтенные (Mark All as Read) | Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта |
| Свойства (Properties) | Отображает диалоговое окно Свойства папки |
Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок
Несколько замечаний к данной таблице.
- Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
- Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
- Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".
Ярлыки и панель Outlook
Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.
Пример 7.5. Добавление группы ярлыков
{На панели Outlook } Добавить группу
Имя группы := Мои Контакты <Enter>
{Группа} Контакты
Ярлык для панели Outlook.. .
Посмотреть Outlook (рис. 7.10)
Имя папки Личные
ОК
{Список папок} Служебные Добавить на панель Outlook
Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook
Замечание
Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.
Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.
Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты
Совет
Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.