Создание табличной базы данных сотрудников

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о магазинах и предлагаемых товарах и т. д.

В этой главе мы расскажем, как создать базу данных, которая содержит информацию о работниках. Такая база данных удобна по следующим причинам:

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Excel.

Списки

Аналогом простой базы данных в Excel служит список. Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.