Outlook и Office
В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.
Все эти приложения независимы и самодостаточны, но их совместное использование открывает поистине неограниченные возможности в организации делопроизводства. Использование Outlook вместе с другими приложениями, входящими в комплект Microsoft Office, позволяет:
- создавать сообщения, используя всю мощь текстового редактора Word. По сравнению с относительно бедными (хотя и достаточными) возможностями, предоставляемыми панелью форматирования Outlook, Word способен создавать полноценные документы, отличающиеся многообразием стилей и шаблонов оформления, содержащие встроенные объекты, и т. д. Взаимодействие Outlook и Word будет рассмотрено в первом разделе данной главы. Более того, в этом разделе будет рассмотрен общий для всех приложений Office инструмент — рассылка по маршруту;
- создавать сообщения, используя всю мощь редактора электронных таблиц Excel. Созданную таблицу можно легко переслать не только как вложенный файл, но и сохранить в виде сообщения. Данная возможность будет рассмотрена во втором разделе данной главы. Кроме того, в этом разделе мы поговорим об общем для всех приложений Microsoft инструменте — размещении документов в общей папке;
- создавать собрания для участия в электронной конференции, проводимой средствами PowerPoint. Создание электронной конференции напрямую связано с использованием вышерассмотренного приложения Microsoft NetMeeting (см. раздел 11.5 "Net Meeting"). Работа PowerPoint с Outlook будет рассмотрена в третьем разделе;
- создавать сообщения, используя Microsoft Access, способные соединяться с удаленной базой данных для отображения информации. Совместное использование Outlook и Access позволяет достаточно быстро экспортировать и импортировать данные из папок Outlook в таблицы Access. Дан ная возможность будет рассмотрена в четвертом, заключительном разделе данной главы.