Составление перечней
В приведенном на рис. 5.31 списке всего 10 записей, содержащих лишь 3 названия отделов. Поэтому, если вам понадобится составить перечень отделов предприятия, вы справитесь с этой задачей без проблем. Однако на практике иногда приходится работать с сотнями и тысячами записей. И как в этом случае на основе данных столбца составить перечень встречающихся в нем элементов?
Предлагаемый нами метод решения этой задачи мы продемонстрируем на столбце А, который содержит названия отделов:
- Выделите диапазон ячеек А2:А11 и скопируйте его содержимое в буфер обмена.
- Поместите табличный курсор в ячейку А15 и выполните вставку из буфера обмена. Вставку можно произвести практически в любую свободную область листа. Если диапазон выделяемых ячеек достаточно большой, можно скопировать весь столбец и поместить его на чистый рабочий лист.
- Выделите весь вставленный диапазон ячеек.
- На стандартной панели управления нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В результате этой операции все названия отделов будут упорядочены в порядке возрастания или убывания по алфавитному признаку.
- Как правило, повторяющиеся записи удаляют из списков вручную. Но это часто приводит к ошибкам. Например, нужные записи могут быть удалены, а повторяющиеся, наоборот, остаться незамеченными. Для того чтобы проверить, насколько точно выполнена операция, приходится производить ее повторно. Правда, операцию по удалению дублирующих друг друга записей можно выполнить и автоматически, используя логическую функцию ЕСЛИ. Для этого необходимо, выделив диапазон В15:В24, ввести в ячейку В15 формулу:
=ЕСЛИ(В15=В16;"ЯЯЯ";А15)
и нажать комбинацию клавиш [Ctrl+Enter] (в результате чего эта формула появится во всех ячейках диапазона). Таким образом, если две рядом расположенные по вертикали ячейки имеют одинаковое содержимое, функция возвратит значение ЯЯЯ. В противном случае результатом станет значение, находящееся в ячейке, которая расположена ниже. (Буквы "ЯЯЯ" используются потому, что наличие в списке такого наименования маловероятно.) - Скопируйте ячейки из диапазона В15:В24 в буфер обмена, а затем вставьте их в предварительно выделенную ячейку С15. Эту операцию необходимо выполнить посредством диалогового окна Специальная вставка, нажав в нем переключатель Значения. В диапазоне С15:С24 теперь будут находиться не формулы, а значения.
- Выполните сортировку указанного диапазона ячеек, нажав кнопку Сортировка по возрастанию. Ячейки со значениями ЯЯЯ будут расположены в нижней части области, а названия отделов - в верхней.
- Выделите диапазон ячеек с названиями отделов и вставьте полученный таким образом список в нужное место таблицы. В примере на рис. 5.2 это ячейки G2:G4.
Рис. 5.30. Алгоритм выделения наименований
Рис. 5.31. Внешний вид листа после операции выборки
ПРИМЕР.
В одной крупной бюджетной организации, где насчитывается до 1000 человек, происходила реорганизация. За относительно короткое время требовалось составить штатное расписание и произвести ряд расчетов, подобных описанным выше. В частности, необходимо было определить количество сотрудников предприятия в соответствии с заданными критериями (в том числе, вычислить количество начальников, инженеров, рабочих, мужчин и женщин), а затем представить эти данные руководству. При изменении окладов нужно было, соблюдая пропорции Фонда оплаты труда (ФОТ) по оплате труда рабочих, служащих и руководителей, уложиться в отведенную сумму. Служащие планово-экономического отдела составляли все эти отчеты в Excel, применяя электронные таблицы лишь для выполнения арифметических операций и печати полученных списков. Двухнедельный, даже без выходных, труд сотрудников отдела не принес желаемого результата.
Однако если бы сотрудники планово-экономического отдела воспользовались всеми описанными в данной главе возможностями программы Excel, то такую работу они, несомненно, выполнили бы менее чем за один день.
Резюме
Вы убедились, что Excel позволяет автоматизировать ряд операций, в том числе таких рутинных, как расчет новых окладов сотрудников, начисление ежемесячных и ежеквартальных премий, премий за выслугу лет. Мы для этой цели использовали базу данных сотрудников и создали список окладов.
Списки, по сути, предназначены для того, чтобы извлекать из них определенную информацию, в том числе и количественную. Теперь, имея список обслуживаемых клиентов, вы наверняка справитесь с такой задачей, как определение того, сколько раз в году вы обслуживали то или иное лицо.
Сложные и ответственные расчеты нуждаются в проверке, поэтому при их проведении вы обязательно должны выработать схему данной операции.
Часто для решения задачи приходится соединять списки, чтобы в каждом из них взять необходимую информацию. При этом может оказаться, что форма представления одних и тех же данных в списках различается. Как побороть эту проблему, а также выявить несоответствия в списках, вы узнаете из этой главы. Excel предоставляет в ваше распоряжение всевозможные методы сортировки. Не забывайте ими пользоваться. Алгоритмы решения задач, связанных в обработкой списков, практически всегда включают сортировку.
Созданные вами таблицы будут служить основой для составления разнообразных приказов, ведомостей и прочих документов. Теперь вы знаете, как быстро вставить свои расчеты в файл документа.
И, конечно же, теперь вы не растеряетесь, когда перед вами поставят такую задачу, как составление перечня клиентов, упоминавшихся в списке с заказами, который содержит несколько сотен строк.